Seiton

Kennen Sie “Jedes Ding hat seinen Ort”?
Nur dann, wenn wir dieses auch bei unserer täglichen Arbeit beherzigen, werden wir die Möglichkeit zu einem organisierten Arbeiten finden.

Hierzu gehören gerade in der Anwaltskanzlei

• eindeutige Regelungen dafür, wo z. B. die Terminsakten für den Folgetag im Anwaltszimmer liegen sollten,
• gleiches gilt für Fristakten (also Akten, bei denen eine Tätigkeit zur Erledigung einer prozessualen Frist ansteht)
• oder den Ort für die Posteingänge, möglichst unterteilt nach “normalen” Posteingängen und solchen mit besonderer Zustellform, wie z. B. mit EB etc.

Ihnen werden bestimmt für Ihre tägliche Arbeit weitere Dinge einfallen, die “ihren eigenen Ort” bedürfen.

Gleiches gilt für die diversen Gerätschaften, wie Telefon, Diktiergerät, Computer etc. Auch hier sollte jedes Ding seinen Ort haben, der eindeutig bestimmt ist und der Arbeitstechnik des Nutzers entspricht. Es macht wenig Sinn, bei einem Rechtshänder das Telefon auf die rechte Seite des Arbeitsplatzes zu stellen. Letztendlich wird die rechte Hand für das Eingeben der Telefon-Nr., Notieren von Mitteilungen etc. benötigt.

Was für den eigenen Arbeitsplatz gilt, hat auch seine Berechtigung im Bereich der Materialverwaltung, Aktenverwaltung etc.

So gehört eine Akte grundsätzlich in den Aktenschrank. Nur dann kann eine Zuordnung von Posteingängen etc. zur Akte unmittelbar und schnell erfolgen. Der “Aktentourismus” z. B. zum Bearbeiten von Wiedervorlagen sollte der Vergangenheit angehören. Es ist nicht notwendig, eine Akte daraufhin zu überprüfen, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Dieses muss ohne Akte erledigt werden können.

Wird fortgesetzt