Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

• zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
• Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
• Reibungsverluste zu vermeiden,
• Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

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Seiso

Unter dieser Bezeichnung steht “die Sauberkeit am Arbeitsplatz” im Vordergrund.

Sauberkeit am Arbeitsplatz bezieht sich auch und insbesondere im Officebereich auf Sauberkeit und Ordnung auf dem Schreibtisch. Seiso steht also im engen Zusammenhang zu Seiri, was ich an dieser Stelle ja bereits behandelt habe.

Betreten Sie einmal Ihre Kanzlei mit den Augen einer Ihrer Mandanten. Sehen Sie sich objektiv in Ihrer Kanzlei um. Welchen Eindruck macht Ihre Kanzlei? Sieht der Mandant überquellende Papierkörbe, zerfledderte Zeitschriften im Wartebereich, wie nimmt er den Raum wahr, in dem die Besprechung mit Ihnen stattfindet? Sie werden zu dem überraschenden Ergebnis kommen, dass auch in Ihrer Kanzlei einiges im Argen liegt.

Hier gilt es anzusetzen. Denken Sie daran, Kaizen dient der ständigen Verbesserung zum Besseren. Der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei hängt davon ab, dass Sie unter ständiger Verbesserung Ihrer Dienstleistung mit ausgezeichneter Qualität zur höchsten Mandantenzufriedenheit beitragen.

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Seiton

Kennen Sie “Jedes Ding hat seinen Ort”?
Nur dann, wenn wir dieses auch bei unserer täglichen Arbeit beherzigen, werden wir die Möglichkeit zu einem organisierten Arbeiten finden.

Hierzu gehören gerade in der Anwaltskanzlei

• eindeutige Regelungen dafür, wo z. B. die Terminsakten für den Folgetag im Anwaltszimmer liegen sollten,
• gleiches gilt für Fristakten (also Akten, bei denen eine Tätigkeit zur Erledigung einer prozessualen Frist ansteht)
• oder den Ort für die Posteingänge, möglichst unterteilt nach “normalen” Posteingängen und solchen mit besonderer Zustellform, wie z. B. mit EB etc.

Ihnen werden bestimmt für Ihre tägliche Arbeit weitere Dinge einfallen, die “ihren eigenen Ort” bedürfen.

Gleiches gilt für die diversen Gerätschaften, wie Telefon, Diktiergerät, Computer etc. Auch hier sollte jedes Ding seinen Ort haben, der eindeutig bestimmt ist und der Arbeitstechnik des Nutzers entspricht. Es macht wenig Sinn, bei einem Rechtshänder das Telefon auf die rechte Seite des Arbeitsplatzes zu stellen. Letztendlich wird die rechte Hand für das Eingeben der Telefon-Nr., Notieren von Mitteilungen etc. benötigt.

Was für den eigenen Arbeitsplatz gilt, hat auch seine Berechtigung im Bereich der Materialverwaltung, Aktenverwaltung etc.

So gehört eine Akte grundsätzlich in den Aktenschrank. Nur dann kann eine Zuordnung von Posteingängen etc. zur Akte unmittelbar und schnell erfolgen. Der “Aktentourismus” z. B. zum Bearbeiten von Wiedervorlagen sollte der Vergangenheit angehören. Es ist nicht notwendig, eine Akte daraufhin zu überprüfen, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Dieses muss ohne Akte erledigt werden können.

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