Seiri

Der Begriff “Seiri” wird mit “Ordnung schaffen” oder “Trennung des Notwendigen von dem Nichtnotwendigen” gleichgestellt.

In der Arbeitspsychologie werden die Begriffe

• Leertischler
• Volltischler

verwendet.

Die Unterscheidung liegt darin, dass der “Volltischler” sich dadurch auszeichnet, dass er sich nur dann ausgesprochen wohlfühlt, wenn er vor einem übervollen Schreitisch sitzt, während der “Leertischler” genau den Vorgang auf dem Schreibtisch liegen hat, den er zur Zeit bearbeitet. Sie werden in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich beide Arbeitstypen vertreten haben.
Oftmals besteht im Hinblick auf den “Leertischler” das Vorurteil, dass dieser nichts zu tun habe. Nun, das ist nicht der Fall. Er kann nur besser organisieren, als der Volltischler, hat seine Ablage im Griff und vergeudet nicht Zeit damit, Dinge mehrfach in die Hand zu nehmen oder Dinge aus dem auf dem Schreibtisch liegenden Wust von Papier suchen zu müssen, wie wir es von dem “Volltischler” kennen.

Sicherlich werden Sie auch schon das eine oder andere Organisationsseminar besucht, im Ansatz die Umsetzung des Zeitmanagements durchgeführt haben um dann jedoch in den alten Trott zurück zu fallen. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Lassen Sie uns einfach neu beginnen.

1. Schauen Sie sich Ihren gesamten Arbeitsplatz, also Schreibtisch, Unterschrank, Regale, Aktenschränke Schritt für Schritt an. Nehmen Sie alle Papiere, die nicht abgeheftet, sondern nur lose herumliegen und legen Sie diese auf einen Stapel.
2. Nehmen Sie sich einen Behälter (Karton oder Papierkorb) und legen Sie in diesen alles vorgefundene Büromaterial, bis auf die Dinge, die Sie wirklich benötigen, wie z. B. einen Locher, einen Klammerer, einen Kugelschreiber oder Bleistift etc.. Alles was über die Mindestanfordernung hinausgeht, gehört in den Behälter, den Sie nach dieser Sammelaktion dem für das Büromaterial zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Verwendung geben.
3. Arbeiten Sie den Papierstapel (s. 1.) durch. Alles was nicht zu einem Mandat gehört oder aus steuerlichen Gründen aufgehoben werden muss prüfen Sie darauf hin, ob sie es benötigen oder unbedingt behalten wollen, ansonsten gehört es in den Papierkorb. Es ist unsinnig etwas nur deswegen aufzuheben, weil nicht bekannt ist, ob sie es in naher Zukunft noch einmal benötigen wird. Der verbleibende und aufzubewahrende Rest gehört abgelegt.
4. Prüfen Sie Ihre Ablage darauf hin, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder in noch größeren Abständen benötigen. Alles was nicht täglich benötigt wird, gehört nicht in die Nähe des Schreibtisches, d. h. Ablage, die Sie nur einmal wöchtlich benötigen, gehört in den Aktenschrank oder das Aktenregal, Ablage, die einmal im Quartal benötigt wird, ins Archiv. 

So, das wäre schon einmal der Anfang.

Der nächste Beitrag wird sich mit Seiton (Jeder Gegenstand an seinem Platz) befassen.

Wird fortgesetzt

Die 5 S

Im Kaizen kennen wir unter anderem die sogenannte 5-S-Vorgabe. Hierunter wird verstanden:

• Seiri (Das Notwendige vom Nichtnotwendigen unterscheiden und das Nichtnotwendige entfernen
• Seiton (Jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren, schnelle Zugriffe, kurze Suchzeiten)
• Seiso (Sauberhalten der Arbeitsumgebung)
• Seiketsu (Schaffen von Standards, z. B. standardisierte Arbeitsabläufe etc.)
• Shitsuke (Selbstdisziplin am Arbeitsplatz, d. h. Nachhalten der Standards, Einhaltung der Vorgaben)

Nun dieses alles hört sich natürlich recht ungewohnt für uns an, ist jedoch die Grundlage für die Erreichung der Ziele durch Kaizen, wobei die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht.

Ich möchte in den nächsten Beiträgen versuchen, Ihnen die einzelnen Punkte nahezubringen. Erwarten Sie aber bitte keine wissenschaftlichen Darlegungen. Ich kann Ihnen nur ”aus der Praxis für die Praxis” bieten.

Wird fortgesetzt