Einkauf in der Anwaltskanzlei wird überwiegend über den Auszubildenden abgewickelt, Kataloge werden zuhauf gewälzt, jedes Sonderangebot wird mit Freude bestellt, erhält man doch gegebenenfalls auch noch ein schönes Werbegeschenk dazu.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

Gehen wird das Thema “Einkauf” doch einmal mit System an:

Die Menge der im Planungsjahr zu verbrauchenden Materialien kann nicht von der Menge des Vorjahres abgeleitet werden. Viele Faktoren können zu einer Erhöhung, aber auch zu einer Verringerung des Verbrauchs führen.

Verbrauchsmenge

Vielfach ist nicht der Preis der Kostenfaktor, sondern die Verbrauchsmenge. Bei einer Vielzahl von „einzukaufenden” Verbrauchsgütern kann eine Einwirkung auf den Preis durch den Einkäufer nicht erfolgen. Denken Sie hier zum Beispiel nur an das Porto. Aber der Verbrauch der Portomenge kann in Frage gestellt und durch Anpassung der Organisation verringert werden.

Warensortiment

Zur Disposition steht aber nicht nur die Menge der einzelnen Verbrauchsgüter sondern auch die Vielfalt, also das vorgehaltene Warensortiment. Es dürfte einleuchtend sein, daß der Erwerb von vier verschiedenen Kugelschreiberarten zu höheren Kosten führen muß, also der Einkauf der gleichen Menge von einer Kugelschreiberart, da Rabatte aufgrund der geteilten Menge evtl. nicht erzielt werden können, wobei der Spareffekt noch höher wird, wenn die Menge selbst wiederum in Frage gestellt wird. Gleiches gilt für alle Verbrauchsgüter.

Bitte verstehen Sie das richtig. Es geht nicht darum zu sparen, egal was es kostet, sondern um eine Verringerung der Kosten auf das ausschließlich notwendige Maß. Erst dann, wenn nach eingehender Untersuchung des Bedarfs die Menge feststeht, können die entsprechenden Kosten in das Budget einfließen.

Investitionsgüter

Was für Verbrauchsgüter gilt, gilt selbstverständlich auch für Investitionsgüter, wobei  als Investitionsgüter alle die Güter bezeichnet werden, die nicht als reine Verbrauchsgüter einzuordnen sind. Auch hier ist die Notwendigkeit in Frage zu stellen. Es ist nicht sinnvoll, einen vorhanden Computerarbeitsplatz nur deswegen auszutauschen, weil die Leistung der neuen Generation sich erheblich erhöht hat. Es ist vorab die Frage zu stellen, ob diese erhöhe Leistung für die Bewältigung der Arbeit an diesem Computerarbeitsplatz überhaupt benötigt wird.

Gleiches gilt für die von einigen EDV-Abteilungen größerer Kanzleien beliebten Updates von Software. Auch hier hat die Frage im Vordergrund zu stehen, ob die neuen Möglichkeiten der Software für die täglich Arbeit benötigt werden. Vielfach ziehen nicht notwendige Software-Updates erhebliche Investitionen in der Hardware nach sich, die vermieden oder zumindest auf ein späteres Geschäftsjahr verschoben werden könnten, von dem kostenintensiven Schulungsbedarf solcher nicht notwendiger Maßnahmen einmal ganz abgesehen.

 

Technische Spezifikation

Ein weiterer Kostenfaktor sind technische Ausstattungen der Investitionsgüter. Jeder Anbieter wird versuchen, das optimale Produkt zu verkaufen, wenn schon nicht optimal für den Käufer dann jedoch preisgestaltungsmäßig für den Verkäufer. Das ist seine Aufgabe und kann ihm niemand verdenken. Es muß jedoch Sache des Einkäufers sein, mit den Bereichen, die mit dem eingekauften Produkt arbeiten sollen, technische Spezifikationen zu erarbeiten. Niemand käme auf den Gedanken, einen Farb-Fotokopierer zu kaufen, wenn Farbkopien nicht benötigt werden. Wenn es jedoch zum Beispiel um die Anschaffung von Telefonanlagen etc. geht, wird in den seltensten Fällen eine technische Spezifikation erarbeitet, also zum Beispiel

• wird eine Voice-Mail-Box benötigt,
• wird ein Link benötigt (ermöglicht die Anbindung an ein vorhandenes PC-Netz für automatische Wahl und Buchung der Telefongebühren)

und vieles mehr. Leistungen, die nicht benötigt werden, verteuern unnötig das Produkt, unabhängig davon, ob dieses gekauft, gemietet oder geleast wird. Nicht vorhandene, aber benötigte Leistungen führen zu teilweise erheblichen Folgekosten.

Was für Investitionsgüter gilt, gilt selbstverständlich auch für Verbrauchsgüter. Auch hier stellt sich die Frage, ob es dann ein 100 g/m² - Papier sein muß und es nicht ein 80 g/m² -Papier auch tut. So können eine Vielzahl von Artikel hinterfragt werden.

Wichtig für das weitere Vorgehen ist auf jeden Fall, daß sowohl bei Investitionsgütern als auch Verbrauchsgütern eine eindeutige Spezifikation durch den Einkäufer oder den Kanzleiinhaber vorgenommen wird.

Dienstleistung

Der Einkauf von Dienstleistungen unterliegt ebenfalls diesen Überlegungen. Ob es sich nun

• um Reisen
• Übersetzungen
• Reparaturen
• Beratungen

oder sonstige Dienstleistungen handelt, grundsätzlich ist die Frage nach dem Bedarf und dem Umfang zu stellen und die Anforderungen eindeutig zu spezifizieren.

Wird fortgesetzt