Ein erheblicher Zeitaufwand wird in kleinen und mittleren Kanzleien mit der Bevorratung und Beschaffung von Material betrieben.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

• Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
• Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
  - Lieferant mit allen Kontaktdaten
  - Bestell-Nr.
  - Mindestbestellmenge
• Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
• Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
• Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
• An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Einkauf in der Anwaltskanzlei wird überwiegend über den Auszubildenden abgewickelt, Kataloge werden zuhauf gewälzt, jedes Sonderangebot wird mit Freude bestellt, erhält man doch gegebenenfalls auch noch ein schönes Werbegeschenk dazu.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

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