Finanzierung von Investitionsgütern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung.

Sicherlich können hier keine allgemeingültigen Vorschläge gemacht werden. Grundlage jeder Entscheidung sollte jedoch erst einmal der Barpreis sein. Alsdann ist festzustellen, welcher Zinsverlust über die gesamte Nutzungsdauer des Investitionsgutes unter Berücksichtigung der Abschreibung entsteht. Anhand des Ergebnisses sind alsdann Alternativfinanzierungsmethoden zu prüfen, wie

• Kredit,
• Leasing und
• Miete

Das wäre der wirtschaftliche Teil.

Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Tatsache, daß die Anmietung eines Investitionsgutes im Gegensatz zu den anderen Finanzierungsarten von Vorteil sein kann. Dieses insbesondere im Hinblick auf, wie ich feststellen konnte, besseren Support, aber auch auf die Möglichkeit des Austausches gegen ein Gerät moderner Bauart im Rahmen des bestehenden Mietvertrages.

Lagervorhaltung

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist die Lagerhaltung oder auch Bevorratung genannt. Nicht nur, daß die Lagerfläche Miete kostet, die Bevorratung Liquidität und die Pflege des Bestandes Personalkosten, nein auch die Verderblichkeit der bevorrateten Waren ist zu berücksichtigen. Viele Artikel, angefangen bei den Briefumschlägen, haben nur ein begrenzte Nutzbarkeitsdauer. Sie werden das evtl. schon bei eingehender Post festgestellt haben, wo mangels Selbst-Klebemöglichkeit der Umschlag mit Klebeband zugeklebt wurde. Dieses ist ein Zeichen für fehlerhafte Bevorratung oder fehlerhafte Lagerhaltung. Aber auch so teure Artikel, wie Toner für Fotokopierer und Laserdrucker, haben nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer.

Innerhalb der Warenwirtschaft spricht man von einem Warenumschlag, d. h. davon, wie lange es dauert, einen bestimmten Artikel nicht nur in das Lager herein, sondern planmäßig auch wieder herauszubekommen. Lange Lagerzeiten können bei der Weinherstellung sinnvoll sein, nicht jedoch bei der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterial. Es ist also Sache des Einkäufers darauf zu achten, daß nur der jeweils bis zur nächsten Lieferung notwendige Bedarf vorhanden ist.

Einfach läßt sich das durch ein Warenwirtschaftsprogramm gestalten. Die hierfür entstehenden Kosten können sich unter Umständen recht schnell amortisieren. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über

• Lagermenge,
• Warenverbrauch und
• Bestellmenge

auf einfachstem Weg zu erhalten. Solche Programme sind heute von namhaften Softwareanbietern für bereits unter 200,00 Euro zu erhalten. Sämtliche Stammdaten der Lieferanten, einschließlich Bestell-Nr., Bestellpreis, Lieferfristen und Bezeichnung der Artikel können in einer Datenbank aufgenommen werden. Hauptentlastung ist jedoch, daß eine Mindestlagermenge eingegeben werden kann, die bei Unterschreitung eine automatische Bestellung auslösen kann. Sicherlich wird es bei der Frage, ob ein solches Programm sinnvoll ist, auch immer auf die Größe der Kanzlei ankommen. Dieses muß der Kanzleiinhaber entscheiden.

Es gibt aber auch eine einfache Möglichkeit über KanBan-Kärtchen (s. Artikel Materialwirtschaft)

Outsourcing

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist dieser Begriff geprägt worden. Gerade für größere Kanzleien sollte überlegt werden, den Einkauf bzw. Teile des Einkaufes nach außen zu geben. Das Einsparpotential kann enorm sein. Interne Kräfte werden entlastet, Kompetenz, Marktkenntnisse und die Möglichkeit der Einkaufsbündelung genutzt. Dieses alles bedarf jedoch einer umfassenden Überprüfung und entsprechender Organisation der Materialanforderungen.

Bitte winken Sie jetzt nicht ab. Was die Industrie für den Einkauf schon lange erkannt hat, wird zukünftig auch bei den sogenannten Dienstleistern zur Selbstverständlichkeit gehören.

Während es erheblichen Aufwand und Einsatz des Kanzleiinhabers bedeutet, den Umsatz der Kanzlei zu halten oder zu steigern, ist es doch relativ einfach, den Gewinn dadurch zu steigern, daß Kosten auf das unvermeidliche Maß gesenkt werden.

Der Artikel sollte bewirken, Sie für die Frage des “Einkaufs” in der Anwaltskanzlei zu sensibilisieren. Viele Dinge wurden nur angeschnitten, einige nicht betrachtet. Die richtige Strategie entscheidet sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei und die festzustellen ist “am grünen Tisch” nicht möglich.

Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum

Nachdem der Bedarf und die Spezifikation festgelegt wurden, ist der Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum als weitere Bezugsgröße festzustellen. Auch diese haben einen nicht unerheblichen Einfluß auf die Preisgestaltung.

Bei Verbrauchsgütern ist zwischen

• Verbrauchsgütern mit sofortigem und
• Verbrauchsgütern mit späterem Verbrauch

zu unterscheiden. (more…)

Ebenso, wie eine Kanzlei zu ihrer wirtschaftlichen Absicherung ein Leistungsziel definieren sollte, müssen auch die Kosten geplant werden, die höchstens entstehen dürfen. Der Gesamtheit dieser Planung, also

• Leistung und
• Kosten

dient die Budgetierung.

Budgetierungsphase

Tatsächlich wird ein Budget innerhalb der Planungzeit aus einer Vielzahl von Einzelbudgets bestehen, die nach Abschluß der Budgetplanung und Budgetverhandlung zu einem Gesamtbudget zusammengeführt werden.

An der Erstellung des Budgets sollen die Verantwortlichen der Einzelbereiche beteiligt sein, also in unserem zu behandelnden Fall auch die Person, die für den Einkauf zuständig ist. Dieses dient insbesondere dazu, eine Identifizierung des Verantwortlichen mit den Budgetvorgaben zu erreichen.

Das „flexible Budget”

Vielfach wird eine Budget als absolute Größe für die Vorgabe von Leistung und Kosten betrachtet. Das mag im Einzelfall richtig sein, nicht jedoch in den Fällen, in denen die Kosten im erheblichen Umfang von dem Beschäftigungsgrad innerhalb des Einzelbereichs abhängen. Hier muß der Grundsatz der flexiblen Budgetierung angewendet werden können, d. h. es muß eine Umrechnung der Vorgabewerte auf den gesteigerten Beschäftigungsgrad möglich und zulässig sein.

Dieses wird verständlich, wenn innerhalb der Budgetierungphase der Kanzleiinhaber von einem Personalzuwachs von zwei Kräften ausgegangen ist, anstelle dieser vorgesehenen Zuwachszahl jedoch drei Personen neu eingestellt werden. Bereits im Einkauf der Investitionsgüter paßt ein fixes Budget dann nicht mehr.

Wichtig ist, daß das Budget diese von dem Grad der Beschäftigung abhängigen Kosten als solche ausweist, so daß ohne weiteres eine Umrechnung erfolgen kann. So würde z. B. ein Budget auf der Annahme des Personalzuwachses um zwei Personen erstellt, jedoch eine alternative Ausweisung für drei Personen vorgenommen werden.

Budgetperiode

Daneben ist die Wahl der Budgetperiode, also ob jährlich oder unterjährig, weniger von Bedeutung. In einer Anwaltskanzlei wird das Budget für das Geschäftsjahr, welches überwiegend mit dem Kalenderjahr identisch ist, angebracht sein. Allerdings sollte nicht, wie es leider nach wie vor geschieht, eine Aufteilung auf Monate oder Quartale dergestalt erfolgen, daß das Jahresbudget einfach durch zwölf oder vier dividiert wird. Vielmehr sind die auch in einer Anwaltskanzlei saisonbedingten Schwankungen bei der Aufteilung zu berücksichtigen. Gleiches ist der Fall, wenn Investitionen budgetiert werden. Diese fallen üblicherweise auch nicht unterjährig gleichmäßig an, sondern überwiegend planmäßig, so daß eine Berücksichtigung zu dem entsprechenden unterjährigen Zeitpunkt zu erfolgen hat. Die saisonbedingten Schwankungen lassen sich leicht durch eine Analyse der Vorjahre feststellen. Wird dieses nicht berücksichtigt, dann ist eine ordnungsgemäße Nachverfolgung oder ein sauberes Controlling unterjährig kaum durchzuführen.

Budget ist keine Fortschreibung

Bei Beratungsgesprächen wird immer wieder festgestellt, daß die Budgetierung als reines Fortschreiben von Vorjahreswerten vorgenommen wird. Gerade im Gemeinkostenbereich, in den überwiegend die Einkaufskosten fließen, ist dieses jedoch der falsche Ansatz. Hier ist jeder Kostenansatz erst einmal in Frage zu stellen. Man spricht hier auch von einem sogenannten „Zero Base Budgeting”. Alles andere würde zu dem aus den öffentlichen Haushalten bekannten „Etat” führen, den es zusätzlich grundsätzlich auszuschöpfen gilt, damit der Folgeetat zumindest in gleicher Höhe zur Verfügung steht, einer also für ein privatwirtschaftliches Unternehmen auf Dauer verheerenden Kostenspirale.

Ein erheblicher Zeitaufwand wird in kleinen und mittleren Kanzleien mit der Bevorratung und Beschaffung von Material betrieben.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

• Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
• Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
  - Lieferant mit allen Kontaktdaten
  - Bestell-Nr.
  - Mindestbestellmenge
• Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
• Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
• Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
• An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Einkauf in der Anwaltskanzlei wird überwiegend über den Auszubildenden abgewickelt, Kataloge werden zuhauf gewälzt, jedes Sonderangebot wird mit Freude bestellt, erhält man doch gegebenenfalls auch noch ein schönes Werbegeschenk dazu.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

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Wenn Sie Ihre Kanzlei bereits gegründet haben und seit mindestens einem Jahr am Markt sind, können Sie die Hilfe von Unternehmensberaterinnen und -beratern in Anspruch nehmen, um Fragen und Herausforderungen, die sich bei der Unternehmensführung ergeben, gemeinsam anzugehen. Diese Beratung ist kostenpflichtig. Der Bund bietet daher einen Zuschuss zu den Beratungskosten an.