Vielfach wird die Frage gestellt, welche Anwaltssoftware sei die beste auf dem Markt? Das Erstaunen ist groß, wenn die Antwort lautet: “Das kommt auf Ihre Anforderungen an”.

Tja, welche Anforderungen sollte man an eine Anwaltssoftware stellen? Wo sollte man die Schwerpunkte suchen?

Eine kleine Einführung werden Sie auf dieser Seite erhalten.

Anforderungen an ein Anwaltsprogramm

Von entscheidender Bedeutung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Beziehen Sie bei der Auswahl Ihre Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein! Eine gemeinsam getroffene Entscheidung hilft, die Probleme und Schwierigkeiten, die immer auftreten werden, gemeinsam zu bewältigen.

Auch an dieser Stelle soll lediglich eine Sensibilisierung für die Schwerpunkte bei der Auswahl einer Anwaltssoftware stattfinden. Sie werden als Rechtsfachwirt bei der Entscheidungsfindung beteiligt sein, so dass ein gewisses Grundwissen notwendig ist.

Adressverwaltung

Dreh- u. Angelpunkt einer Anwaltssoftware ist die Adressverwaltung. Hier sollten alle Angaben zur Person gemacht werden können, die bei späterer Bearbeitung zur Verfügung stehen müssen.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben nicht direkt insgesamt bei Anlage der Adresse gemacht werden müssen, sondern auch nachträglich hinzugefügt werden können.

Wünschenswert wäre es, wenn die Anbieter Eingabemasken zur Verfügung stellen würden, die je nach Art der Person, also natürliche oder juristische Person entsprechende Felder enthalten würden. Es macht wenig Sinn, bei der Eingabe einer juristischen Person das Feld „Vorname” anzuzeigen.

Auch eine Zuordnung nach Mandant oder Gegner sollte nicht im Rahmen der Adressverwaltung erfolgen, da dieses von der Stellung abhängig ist, die die Person letztendlich in einem Mandat hat. So kann der Gegner im Rahmen eines Mandats sehrwohl Mandant in einem anderen Mandat sein.

Zumindest sollten folgende Daten zur Person erfasst werden können, wobei wir an dieser Stelle einmal von einer natürlich Person ausgehen:

• Titel, Anrede, Name, Vorname, Geburtsname
• Anschrift (und zwar zu jeder Person die Möglichkeit unendlich viele Anschriften aufnehmen zu können), wobei auch die Möglichkeit einer ausländischen Anschrift möglich sein sollte, die sich von einer deutschen Anschrift ja erheblich unterscheidet.
• Kommunikationsmittel, also Telefon, Telefax, Handy, E-Mail-Adresse (auch hier keine Beschränkung auf die Anzahl)
• Bankverbindungen (also Bankleitzahl, Konto-Nr., Bankname)
• Geburtsdatum, Datum der Eheschließung, Steuer-Nr., , Vorsteuerabzugsberechtigung,
• Rechtsschutz-Versicherungs-Nr. (Versicherung über Auswahlfeld, da diese nur einmal im System vorhanden sein sollte)
• Möglichkeiten für Eingabe von Marketingdaten (interessiert sich für Informationen über bestimmte Rechtsgebiete, bekommt Weihnachtskarte, wird zu Seminaren eingeladen etc.)

Das wären die Mindestanforderungen, bezogen auf eine natürliche Person.

Sie sehen also, bereits in diesem kleinen Teilbereich sind eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die Ihnen das Leben später einfacher machen.

Fixe Kosten
Fixe Kosten sind z. B. Miete, Gehälter fest angestellter Mitarbeiter, Betriebs- u. Geschäftsausstattung etc.

Variable Kosten

Variable Kosten sind z. B. Aushilfsgehälter, Büromaterial, Telefongebühren, Strom etc.

Semivariable Kosten

Bei dieser Kostenart handelt es sich z. B. um Grundgebühren für Stromzähler, Grundgebühr für Telefon etc..

Kalkulatorische Abschreibung

Da sich die tatsächliche Nutzungsdauer von den steuerlichen Abschreibungen unterscheidet, z. B. werden Büromöbel länger genutzt, als sie abgeschrieben werden, muss die kalkulatorische Abschreibung berechnet werden.

Kalkulatorische Mietkosten

Das ist die Miete, die erzielt werden könnte, wenn die Kanzleiräume im eigenen Haus an Dritte vermietet worden wäre. Diese unterscheidet sich oft erheblich von den Mietkosten, die die Kanzlei steuerlich für die Nutzung der eigenen Räume in Ansatz bringt.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Das ist der Lohn (Gehalt), den der Anwalt erzielen könnte, wenn er auf dem freien Markt als angestellter Anwalt arbeiten würde. Dieser wird bei einer Gewinnerrechnung leider überwiegend nicht berücksichtigt, was dazu führt, dass ein als steuerlich sich ergebender Gewinn eigentlich kein Gewinn ist, sondern eine Entlohnung des Anwalts für seine Dienste.

Kalkulatorische Zinsen

Es handelt sich hierbei um die Zinsen, die auf dem Markt erzielt werden könnten, wenn das betriebsnotwendige Kapital angelegt würde, welches in der Kanzlei gebunden ist. Dieses wird wie folgt berechnet:

· Betriebsnotwendiges Anlagevermögen (nach Vornahme der kalkulatorischen Abschreibung

· zuzüglich betriebsnotwendiges Umlaufvermögen (also eigenes Geld auf Bankkonten etc.)

· abzüglich Abzugskapital (Vorschüsse, zinslose Darlehn

Der danach verbleibende Betrag wäre marktüblich zu verzinsen.

Und diese Kostenarten sind bei der Berechnung des notwendigen Stundensatzes heranzuziehen, wenn tatsächlich ein Gewinn und nicht nur ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben erwirtschaftet werden soll.