Nicht aus der Finanzbuchhaltung können Sie die kalkulatorischen Kosten ersehen, wie z. B.

• kalkulatorischer Mietzins
• kalkulatorischer Unternehmerlohn
• kalkulatorische Abschreibung
• kalkulatorische Zinsen

Kalkulatorischer Mietzins
Dieser kommt immer dann zum Einsatz, wenn im Privateigentum stehende Räumlichkeiten genutzt werden (Kanzlei im eigenen Haus etc.) und bemisst sich an dem Aufwand, der für Räume gleicher Größe und Qualität durch eine Fremdmiete anzusetzen wäre.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn
Dieser wird in Höhe des Betrages angesetzt, den der Eigentümer (Unternehmer) bei vergleichbarer Tätigkeit auf dem Markt erhalten könnte.

Kalkulatorische Abschreibung
Um den Wertverlust von Wirtschaftsgütern möglichst der Realität entsprechend zu erfassen, berücksichtigt de kalkulatorische Abschreibung im Gegensatz zum Handels- / Steuerrecht nicht die Anschaffungskosten sondern die erwarteten Wiederbeschaffungskosten und schreibt gleichzeitig entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer ab.

Kalkulatorische Zinsen
Es handelt sich hierbei um die Zinsen, die der Unternehmer hätte erzielen können, wenn er das Kapital - statt im eigenen Unternehmen zu investieren - auf dem Kapitalmarkt angelegt hätte.

In Teil II haben wir bei den Kostenarten insbesondere auch die Personalkosten angesprochen. Da hierunter verschiedene Kostenansätze verstanden werden, möchte ich kurz darauf eingehen.

In der amtlichen Stastik werden die Arbeitskosten wie folgt zugrunde gelegt:

Entgelt für geleistete Arbeit (Direktentgelt)
+ Entgelt für arbeitsfreie Tage (Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage, Sonderurlaub etc.)
+ Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt, VWL, Boni, Urlaubsgeld etc)
= Bruttogehalt
+ Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen (RV, AV, KV etc.)
+ Sonstige Personalzusatzkosten (Fahrtkosten, Essengeldzuschuss über Kantinen etc.)
= gesamte Personalkosten

Nach einer Arbeitskostenerhebung im Dienstleistungsbereich in 2004 betrug das Entgelt für geleistete Arbeitszeit bei gesamten Arbeitskosten von 47.129 T€ nur 26.742 T€ pro Arbeitsplatz. Ein erheblicher Teil der Personalkosten besteht also aus den Personalzusatzkosten.

Eine Excel-Datei zur Berechnung der Personalkosten können Sie unter Info@treysse.com anfordern.

Nachdem wir uns in Teil 1 mit der Begrifflichkeit der Kosten- u. Leistungsrechnung befasst haben, wollen wir mit den Vorbereitungen beginnen.

Hierzu gehört erst einmal die Feststellung der Kostenarten, die in einer Rechtsanwaltskanzlei überlicherweise vorkommen:

• Personalkosten
  • Gehälter,
  • Löhne
  • Sozialabgaben
  • freiwillige Zusatzleistungen
• Raumkosten
  • Miete
  • Kalkulatorische Mietkosten bei Eigennutzung von Eigentum zu Kanzleizwecken
  • Nebenkosten
  • Renovierungs- u. Umzugkosten, Instantsetzungskosten etc.
• Sachkosten
  • Betriebs- u. Geschäftsausstattung
• Kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Abschreibung
• Dienstleistungskosten
  • Post
  • Courier
  • sonstige Drittleistungen
• Lizenzen und Leasing
• Versicherungen (soweit nicht zu Raumkosten gehörend)

Einen Großteil der Kosten können Sie unter Zuhilfenahme Ihrer Finanzbuchhaltung ermitteln, einige wenige sind kalkulatorische Kosten (wie z. B. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn) die sich nicht in der Finanzbuchhaltung widerspiegeln.

Hierauf werden wir im nächsten Teil weiter eingehen.

Während im Rahmen der Finanzbuchhaltung das steuerliche Gesamtergebnis einer Kanzlei ermittelt werden kann, ist die Kosten- u. Leistungsrechnung das Werkzeug, welches den Kanzleiinhaber oder das Management in die Lage versetzt, Kosten- u. Leistungsinformationen zu erhalten, die wiederum die Grundlage für die Planung der zukünftigen Geschäftsentwickung sein können.

Sie dient unter anderem

• der Wirtschaftlichkeitsberechnung der betrieblichen Prozesse,
• der Kalkulation und Nachkalkulation,
• der Kostenträger- u. Kostenstellenrechnung

um nur einige Punkte zu nennen.

Aber wie bauen wir eine solche Kosten- u. Leistungsrechnung auf, welche Erkenntnisse können wir dem Ergebnis entnehmen, welche zukünftige Planung hierauf abstellen?

Dieses können Sie in Kürze in einigen Beiträgen an dieser Stelle nachlesen.

Bisher haben wir uns Gedanken darüber gemacht, welche Kategorien sinnvoll sind und diese Kategorien angelegt. Jetzt soll es darum gehen, wo wir diese Kategorien anwenden können und welchen Vorteil uns dieses bringt.

Wenn Sie z. B. Ihre Fristenverwaltung über Outlook führen, haben Sie nunmehr die Möglichkeit, jede Aufgabe (hier wäre die Fristenverwaltung zu führen) mit Kategorien zu versehen. So können Sie sich z. B. alle Berufungsbegründungsfristen, die anstehen, anzeigen lassen. Wenn Sie zusätzlich Ihre Akten über Outlook verwalten, was ebenfalls einfach möglich ist, können Sie sich alle noch notwendigen Informationen im Rahmen der Akte anzeigen lassen, wobei Sie natürlich dieses einmal von der Aktenseite hier, aber auch von der Kategorienseite her ansehen können.

Gleiches gilt für die Terminverwaltung. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, sich anstehende Termine vor den einzelnen Gerichten anzeigen zu lassen.

Wenn Sie Ihre Aktenverwaltung über Outlook führen, können Sie sich die Mandate nach Rechtsgebieten, die Stellung der Beteiligen an allen Akten, also Mandanten, Gegner, Versicherungen anzeigen lassen. Kurzum, die Verwendung von Kategorien macht Ihr Outlook absolut flexiebel.

Gleiches gilt natürlich auch für die Kategorisierung von E-Mails. Je nach Mandat oder Projekt, können Sie diese über Kategorien katalogisieren, d.h. Sie benötigen nicht mehr eine Vielzahl von Unterordnern, in denen die E-Mails teilweise mehrfach angezeigt werden. Sie müssen sich Ihre E-Mails lediglich noch nach Kategorien anzeigen lassen und erhalten alle E-Mails entsprechend angeordnet.

Nachdem Sie sich darüber klar geworden sind, welche Kategorien Sie benötigen, geht es jetzt darum, diese Kategorien anzulegen. Ich unterstelle für die nachfolgenden Hinweise die Nutzung von Outlook 2007. Bei den Vorversionen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Kategorien anzulegen und zu nutzen.

Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf das Symbol Kategorisieren. Aus dem dann erscheinenden Menü wählen Sie den Menüpunkt Alle Kategorien.
Es wird ein Eingabefenster angezeigt, das mit “Farbkategorien” überschrieben ist.

Ab Outlook 2007 hat Microsoft die Möglichkeit eingeführt, Kategorien farblich zu kennzeichnen. Ob dieses sinnvoll organisatorisch einsetzbar ist, müssen Sie selbst entscheiden. Selbstverständlich würde hier die Möglichkeit bestehen, die zu ihren Aktenfarben korrespondierenden Farben für verschiedene Rechtsgebiete auszuwählen.

Auf jeden Fall ist diese Eingabefenster das Fenster, welches Sie zur Eingabe der von Ihnen im Vorfeld geplanten Kategorien nutzen können.

Über

• Neu rufen Sie das Eingabefeld für die neue Kategorie auf. Geben Sie diese ein, entscheiden Sie, ob sie farbliche gekennzeichet werden soll, und wählen Sie, soweit es gewünscht ist, für die Kategorie eine Tastenkombination aus. Letzeres gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bearbeitung eines Elements, also z. B. einer Adresse, durch Nutzung der Tastenkombination dem Element die entsprechende Kategorie zuzuweisen, ohne dass Sie den umständlichen Weg über die Auswahl der Kategorie gehen müssen.
• Umbenennen können Sie vorhandene Kategorien umbenenen,
• Löschen können Sie vorhandene Kategorien löschen

Nachdem Sie die Kategorien angelegt haben, steht deren Einsatz nichts mehr im Wege.

In welcher Form dieses möglich ist, demnächst wieder hier als Fortsetzung.

Um Kategorien nutzen zu können, sollten diese vor Beginn eingerichtet werden. Selbstverständlich ist es möglich, jederzeit neue Kategorien hinzuzufügen.

Welche Kategorien wären in einer Anwaltskanzlei wohl sinnvoll, einmal unterstellt, Sie arbeiten ohne Anwaltsprogramm und führen Ihre Aktenverwaltung ausschließlich über Outlook? Hier kommt es auf die Art der Elemente an, die Sie damit steuern wollen, also E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine:

Personenverwaltung (Kontakte)

• Mandant
• Gegner
• Gericht
• Gerichtsvollzieher
• und alle Personengruppen, die zu einer Akte gehören können.

Aktenverwaltung (Kontakte)

• Rechtsgebiete (also Mietrecht, Strafrecht, Baurecht etc.)
• Statistikdaten (also z. B. Honorarvereinbarung, RVG etc.)
• und alle sonstigen Daten, die geeignet sind, Ihre Akten zu unterscheiden oder auszuwerten

Termine

• Gerichtstermine
• Besprechungen
• geblockte Zeiten für Aufgabenerledigung
• und alle sonstigen Möglichkeiten, um Termine unterscheiden zu können

Aufgaben

• Vorfristen
• Endfristen
• Art der Fristen (also z. B. Berufung, Berufungsbegründungen etc.)

Sie sehen, dass eine vorherige Planung der einzelnen Kategorien sinnvoll ist, damit später die Arbeit schnell von der Hand geht.

Wie Sie Kategorien einrichten, erarbeiten wir in Teil 3

In praktisch jeder Anwaltskanzlei ist heute Outlook von Microsoft installiert. Leider ist in Beratungsgesprächen immer wieder festzustellen, dass Outlook nicht umfassend genutzt wird. Möglichkeiten der Organisation, Verschlankung von Workflow etc. werden nicht genutzt.

Vielfach ist festzustellen, dass für jeden gedachten Sonderfall oder für jedes Projekt oder Mandat Unterordner angelegt werden in die teilweise, weil die Korrespondenz mehrere Projekte oder Mandate betrifft, mehrfach die Korrespondenz abgelegt wird. Sinn und Zweck von Kategorien, die hier helfen könnten, sind überwiegend nicht bekannt.

Dabei gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Elemente (also E-Mails, Aufgaben, Termine etc.) mit Kategorien zu versehen, nach denen Sie diese ordnen oder anzeigen lassen können. Sie können Ansichten einrichten, Regeln für die automatische Zuordnung von Kategorien zu E-Mails erstellen und vieles mehr. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie diese Kategorien auch farblich gestalten.

Wie Sie hierzu vorgehen, erfahren Sie in Teil 2, demnächst hier.

Shitsuke

Dieses ist der letzte Punkt der fünfstufigen Vorgehensweise (5 S-Bewegung). Dieser beinhaltet

• Erhaltung der geschaffenen Ordnung
• Sauberkeit des Arbeitsumfeldes
• Einhaltung des geschaffenen Standards

wobei der letzte Punkt nicht ein “Verharren” auf dem einmal Geschaffenen meint, sondern sehrwohl der Gedanke der stetigen Verbesserung weiterhin im Vordergrund steht.

Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

• zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
• Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
• Reibungsverluste zu vermeiden,
• Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

Wird fortgesetzt