Bereits im Artikel über Prozessmanagement in der Anwaltskanzlei hatte ich darauf hingewiesen, dass eine der Kernprozesse in der Anwaltskanzlei der Posteingang ist. In einer Vielzahl von Beratungsgesprächen habe ich festgestellt, dass dieser Prozess mehr zufällig, als planvoll behandelt wird.
Vielfach wird es wohl daran liegen, dass einfach die Zeit dafür fehlt, sich während der täglichen Herausforderungen hierüber Gedanken zu machen. Das geschieht spätestens dann, wenn ein Fehler bekannt geworden ist, ein Mandant seine Unzufriedenheit äußert oder einfach im Rahmen eines Regressprozesses die fehlerhafte Organisation des Posteingangs festgestellt wird.

Die nachfolgende kleine Grafik soll einmal den Posteingang in einer der üblichen Anwaltskanzleien darstellen:

Auf der rechten Seite der Grafik finden Sie die Zugangsmöglichkeiten des Posteinganges, also wie der Posteingang die Kanzlei erreicht.

Auf der linken Seite der Grafik finden Sie die verschiedenen Postarten, die je nach Art eine anderweitige Bearbeitung notwendig werden lassen.

Die Aufgabe bei einer Prozessbildung bezüglich des Posteinganges ist es nun, diese beiden Seiten in Einklang zu bringen.
Sie werden jetzt sicherlich entgegnen, dass dieses wohl nicht so schwer sein sollte. Aber ist es wirklich so?

In den beiden nachfolgenden Beiträgen werde ich versuchen, Ihnen eine Vielzahl von Denkanstößen zur Bildung und Dokumentation des Prozesses Posteingang mit seinen diversen Schnittstellen und Eigenheiten der Postarten zu geben.

Für Anregungen und Kommentare wäre ich dankbar.

 

Sicherlich werden Sie sich fragen, wo gibt es in einer Anwaltskanzlei Produkte?

Nun wie auch in der produzierenden Wirtschaft kennen wir in den Kanzleien den Begriff der Produktpolitik, d. h.

• Feststellung und Berücksichtigung der Zielgruppe, also welche Mandanten kommen für die Kanzlei infrage, welche Bedürfnisse haben diese (Produktfeststellung)
• Preispolitik (z. B. Stundensatz mit verdeckten Nebenkosten oder Aufdeckung der Nebenkosten mit bereinigtem Stundensatz, oder aber nach RVG etc.)
• Sortimentsbreite und die Sortimentstiefe (welches Produkt wird angeboten, mit welcher Tiefe z. B. Beratung bei Unternehmensübernahme mit oder ohne steuerlicher Beratung).

Ebenso, wie es eine Produktpolitik gibt, stellt sich, wie in der produzierenden Wirtschaft auch, die Frage nach der Produktivität der Kanzlei und als ein Teil hiervon, insbesondere die der Büroarbeit.

Unter Produktivität ist, einfach ausgedrückt, die Leistungsfähigkeit der Organisation, also z. B. der Kanzlei oder der Mitarbeiter der Kanzlei zu verstehen.

Abhängig ist die Produktivität von der Motivation der Mitarbeiter, also unter anderem von der Beantwortung der Fragen

• welchen Stellenwert habe ich im Unternehmen?
• wie nimmt mich die Unternehmensführung wahr?
• welchen Einfluss habe ich auf Entscheidungen der Unternehmensführung?
• wie kann ich mich mit meinen Kenntnissen im Unternehmen einbringen?
• wie und wie weit kann ich mich mit den Unternehmenszielen identifizieren, also inwieweit besteht Deckungsgleichheit mit meinen Bedürfnissen?

Es ist einleuchtend, dass ein nicht oder nur wenig motivierter Mitarbeiter weniger Leistung zeigt, als ein motivierter Mitarbeiter.

Die Gesamtheit seiner Leistung ist Teil der gesamten Produktivität, d. h. wenn wir in der Lage sind, die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen, wird automatisch die Produktivität der Kanzlei erhöht.

Nehmen wir einmal als Beispiel das Teil-Produkt „Schriftsatz“.

Seit Einführung der Textverarbeitung können wir feststellen, dass die anwaltliche Fähigkeit, fehlerfrei und vorausschauend zu diktieren, immer mehr abgenommen hat. Nicht die Qualität der anwaltlichen Leistung in diesem Bereich hat sich erhöht, sondern das Bewusstsein des Anwalts, der Text sei gespeichert und der jetzt diktierte und geschriebene Text sei einfach zu korrigieren, nachträgliche Änderungen leicht vorzunehmen, ja teilweise der gesamte Schriftsatz umzustellen.

Ergebnis ist, dass viele Texte mehrfach innerhalb der Kanzlei zirkulieren, mehrfach geändert werden und die Produktivität, nämlich

• in kürzester Zeit
• mit dem geringsten Aufwand
• einen qualitativ hochwertigen Schriftsatz zu erstellen,

ist gesunken.

Unterstellen wir, dass innerhalb der Kanzlei ein Anwalt häufig seine Schriftsätze korrigiert und zwar nicht aufgrund von Schreibfehlern, sondern aufgrund von Fehlern, die während des Diktates aufgetreten sind, wird dieses dazu führen, dass der Mitarbeiter, der für ihn tätig ist, den Schriftsatz schreibt mit dem Bewusstsein, dass er ihn wahrscheinlich eh zur Korrektur zurückerhalten wird. Folglich wird auch seine Motivation, einen fehlerfreien Schriftsatz zu erstellen, abnehmen. Dieses wiederum führt zu einer weiteren Verringerung der Produktivität.

Bereits dieses kleine Beispiel zeigt Ursache und Wirkung.

Humanisierung der Büroarbeit

Im Bereich der Produktion wird vielfach von der Mensch-Maschinen-Beziehung gesprochen und hierauf der Begriff Humanisierung angewandt.

Für den Bereich “Büroarbeit” kann man den Begriff der Humanisierung mit dem Einsatz des Mitarbeiters nach

• Eigenschaft und Kenntnis,
• Fähigkeit und Fertigkeit

umschreiben, der sowohl

• die Überforderung
• als auch Unterforderung

des Mitarbeiters ausschließen soll.

Ergonomieanforderungen an den Arbeitsplatz sind ebenso eine Grundlage für die Humanisierung, wie Zielvereinbarung und Förderung durch Weiterbildung.

Eine absolute Humanisierung könnte man dann erreichen, wenn jeder Mitarbeiter entsprechend seinem eigenen Biorhythmus die Arbeit aufnehmen und beenden könnte. Er würde dann in den Hochphasen seiner Leistungsfähigkeit tätig sein.

Einige Arbeitszeitmodelle oder auch Arbeitsarten haben diesen Gedanken zum Gegenstand.

Gleitzeit

Einen wenn auch kurzen Schritt auf diesem Weg wurde mit der Einführung der Gleitzeit getan, die berücksichtigt, das unterschiedliche Leistungskurven zu unterschiedlichen Zeiten bestehen. Viele Mitarbeiter haben anfangs gegen die Einführung von Gleitzeit Bedenken gehabt. Der Vorteil, seine Arbeitszeit im Rahmen der vereinbarten Kernzeiten frei steuern zu können, wurde erst später erkannt. Hinzu kommt, dass durch die Aufzeichnung der Zeiten in vielen Fällen festgestellt werden konnte, dass Überstunden angesammelt wurden, deren Entstehung zu analysieren war. Ergebnis der Analysen war überwiegend, dass die Arbeit anders organisiert werden konnte, was wiederum zum Vorteil der Kanzlei und des Mitarbeiters war.

 

Heimarbeit

Ein weiterer Schritt wird die Möglichkeit der Heimarbeit oder besser noch, Telearbeit sein, wenn diese dann auch unter sozialen Gesichtspunkten geregelt wird, also kein Vereinsamungseffekt eintritt, die Einbindung in die Organisation durch Anwesenheitszeiten erfolgt und auch die zwischenmenschliche Komponente durch Kommunikation unter den Kollegen sichergestellt ist. Auf diesem Wege wird es noch viel zu regeln und bedenken geben. Soweit dieses aufgrund des Personalstandes möglich ist, wird in einer Vielzahl von Kanzleien bereits mit Heimarbeitern gearbeitet. Während in der Vergangenheit die Arbeit zum Heimarbeitsplatz transportiert werden musste, hat die zwischenzeitlich eingesetzte Technik die Möglichkeit gegeben, die Arbeit auf elektronischem Wege zu verteilen. Beide Arbeitsarten haben den Vorteil, dass gute Mitarbeiterinnen, denken wir einmal an die mit kleinen Kindern, gehalten werden konnten und der Kanzlei nicht „verloren“ gegangen sind.

Telearbeit

Der Begriff  Telearbeit hat sich erst durch Einsatz der elektronischen Arbeitsmittel etabliert. Im Gegensatz zur Heimarbeit nutzt der Mitarbeiter die Möglichkeit, über Datenleitung direkt auf dem Computer-System der Kanzlei zu arbeiten. Er hat damit Zugriff auf alle im Unternehmen zur Verfügung stehenden Daten, soweit er die entsprechende Zugriffsberechtigung besitzt. Diktate werden als digitale Dateien zur Verfügung gestellt, geschriebene Texte direkt in dem System gespeichert. Durch Telefonumleitung steht der Mitarbeiter auch bei dieser Arbeitsart den Mandanten zur Verfügung, ohne dass diese feststellen können, dass sich der Mitarbeiter nicht in der Kanzlei aufhält. Sicherlich wird es auch hier wiederum auf den jeweiligen Arbeitsbereich des Mitarbeiters ankommen. Nicht alle Bereiche sind in dieser Form abhandelbar. Auch die Größe der Kanzlei ist hier entscheidend.
Diese Art der Tätigkeit wird jedoch immer mehr zunehmen, d. h. der Mitarbeiter folgt nicht der Arbeit, sondern diese dem Mitarbeiter.
Wir kennen dieses bereits aus einigen virtuellen Anwaltskanzleien, bei denen die Anwälte wie auch die Mitarbeiter nicht mehr in einem, wie bisher gewohnten, Büro gemeinsam arbeiten.

Gerade für den Arbeitnehmer ist diese Art der Arbeit vorteilhaft. Erspart sie ihm doch teilweise lange Anfahrts- u. Heimwege. Wenn Sie einmal eine Anfahrtstrecke von einer halben Stunde unterstellen, kommt der Mitarbeiter auf eine tägliche Fahrtzeit von einer Stunde, im Jahr also auf 220 Stunden reine Fahrtzeit, die zum großen Teil bei Einsatz von Telearbeit vermieden werden könnten. Dieses wäre auch volkswirtschaftlich sinnvoll.

Ich werde in gesonderten Beiträgen auf die Möglichkeiten der Telearbeit in der Anwaltskanzlei weiter eingehen. Dieser Beitrag dient erst einmal der Sensibilisierung für dieses Thema.

 

Methodenvielfalt

Bei der Bearbeitung dieser Thematik stößt man unweigerlich auf eine Vielzahl von verschiedenen Methoden, die alle eines zum Gegenstand haben, das sogenannte „Selbstmanagement“. Teilweise bauen sie auf einige wenige Methoden auf, teilweise gleichen sie sich wie ein Ei dem anderen.

Ich möchte auf die Methoden kurz eingehen, die mir bekannt geworden sind und diese kurz darstellen. Eine vollständige Beschreibung der einzelnen Methoden ist an dieser Stelle nicht möglich, würde auch nicht zielführend sein.

Soweit möglich, werden zurden Methoden Links genannt, die weitere Informationen hierzu geben.

 

5S/5A

Es handelt sich um einen Teilbereich des sogenannten „Toyota Arbeitssystems“, der zwischenzeitlich nicht nur im Produktionsbereich sondern auch im Dienstleistungsbereich Anwendung findet.

Weil es so schön wichtig klang, wurde anfänglich von den „5S“ gesprochen. Zwischenzeitlich werden die deutschen Entsprechungen unter „5A“ genannt.

Nachfolgend führe ich beide auf, die deutschen Entsprechungen in Klammern hinter dem jeweiligen japanischen Begriff.

 

• Seiri = sortiere aus, was nicht unbedingt an dem Arbeitsplatz benötigt wird (Aussortieren)
• Seiton = stelle alles an seinen Platz nach ergonomischen Gesichtspunkten (Aufräumen)
• Seiso = reinige den Arbeitsplatz (Arbeitsplatzsauberkeit)
• Seiketsu = Sauberkeit bewahren (Anordnung zur Regel machen)
• Shitsuke = Selbstdisziplin üben, Ordnung und Sauberkeit aufrecht erhalten (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Ein findiger Kopf fand dann noch ein 6.S für Shukan = Übergehen in Fleisch und Blut (Alles läuft von selbst).
Einführende Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/5S

6-Hut-Denken

Die Methode geht davon aus, dass wir Probleme nur dann effektiv lösen können, wenn wir diese aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Das Prinzip ist, dass uns verschiedene Denkweisen zur Verfügung stehen, um ein Problem zu lösen, wie z. B. kritisch, kreativ, neutral etc. Diese Methode hat große Ähnlichkeit mit der Disney-Methode, auf die ich später eingehen werde.
Informationen zur Methode 6-Hut-Denken finden Sie unter http://www.zeitzuleben.de/2387-die-methode-des-6-hut-denkens/

 10-20-30-Regel (Vermeidung des Beamer-Komas)

Bei dieser Methode handelt es sich weniger um eine für das Selbstmanagement, sondern eher um eine für die Selbsteinschränkung im Hinblick auf den Aufbau von Präsentationen.
Gemeint ist damit, dass eine Präsentation nach folgender Regel aufgebaut sein sollte:

• 10 Slides sollte eine Präsentation maximal beinhalten,
• 20 Minuten sollte eine Präsentation maximal dauern und
• 30 ist die minimale Punktgröße (Schriftgröße) einer Präsentation

Mehr Informationen erhalten Sie direkt bei Guy Kawasaki, der diese Idee entwickelt hat http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html

80/20 Regel (auch Pareto-Prinzip genannt)

Das Prinzip beruht auf der Beobachtung von Vilfrede Pareto, der 1906 festgestellt haben will, dass 80% des italienischen Grund und Boden im Eigentum von 20% der Bevölkerung standen. Dieses Prinzip findet in vielen Bereichen auch heute noch Anwendung.

So gehen Kaufleute teilweise davon aus, dass 80% des Umsatzes von 20% der Kunden generiert werden, diese also einer besonderen „Bedienung bedürfen“.
Vielfach wird auch argumentiert, dass 20% Aufwand ein Arbeitsergebnis von 80% erbringen.
Insoweit kann dieses Prinzip auch für das Selbstmanagement genutzt werden.

Informationen zum Pareto-Prinzip finden Sie unter anderem unter http://www.pareto-prinzip.net/

 

ABC

Wir denken hierbei nicht an die ABC-Methode von Ellis, die allerdings bei näherer Betrachtung auch zum Selbstmanagement gehören könnte http://www.juko.de/html/abc-methode.html sondern vielmehr an die im Rahmen des sogenannten „Zeitmanagement“ vorgenommene Einteilung nach

• A-Aufgaben = sehr wichtig (sofort eredigen)
• B-Aufgaben = weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
• C-Aufgaben = kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eine kurze Darstellung finden Sie unter http://www.todo-liste.de/html/abc-analyse.php

 

Alpen

Es handelt sich um eine relativ wirksame Methode, wenn man sie dann durchhält. Sie eignet sich überwiegend auch nur für Personen, die nicht „fremdgesteuert“ tätig sind. Gemeint ist mit ALPEN

 

• Aufgaben, Termine etc. notieren
• Länge der zur Erledigung benötigen Zeit schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen (z. B. ABC-Analyse s. oben)
• Nachkontrolle

Auch an dieser Stelle wieder ein Link für einführende Informationen http://www.teachsam.de/arb/zeitmanagement/zeitmanag_2_4_5.htm

 

Amore

Nein, Sie sind nicht im falschen Film. Bei der AMORE Methode handelt es sich um eine Managementmethode die der Zielfindung dient, wobei AMORE für

 

• Ambitiös
• Motivierend
• Organisiert
• Realistisch
• Echt

steht.

Auch für diese Methode ein Link zum Einlesen http://123management.nl/0/070_methode/a720_methode_06_doelen.html

Aschenputtel

Nun, diese Methode ist nur der Vollständigkeit halber genannt. Danach sollen die guten, wie schlechten Seiten auf einzelne Zettel aufgeschrieben, die schlechten entsorgt und die guten gefördert werden. Einen seriösen Link hierzu konnte ich nicht finden. Man hätte diese Methode auch Rechts-Links-Methode nennen können, also die Zettel mit den guten Seiten in die linke Hand und die mit den schlechten Seiten in die rechte Hand. Die Zettel in der rechten Hand entsorgen … Sie sehen also, so ganz ernst kann man diese Methode nicht nehmen.

Bären

Es handelt sich um einen Ansatz aus dem Zeitmanagement des Zeitmanagement-Gurus Lothar Seiwert.
Ich würde es mit „Entschleunigung“ vergleichen. Rund um eine nette Tiergeschichte werden Strategien zu kluger Zeiteinteilung aufgebaut. Hauptperson ist ein Bär.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.baerenstrategie.de/

 

Daisy

Diese Bezeichnung steht für

 

• DIN
• A6
• Informations
• System

und ist auf DIN A6 Zettel aufgebaut, die in verschiedenfarbigen Mäppchen sortiert werden.
Es ist in den USA bekannt unter MemoCard.

Nähere Informationen finden Sie unter http://www.daisyclub.ch/index.html

 

Disney

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode auf der Basis von Rollenspielen, die sowohl von Einzelpersonen, wie auch von Gruppen angewendet werden kann und zum Gegenstand hat, ein Problem aus drei Blickwinkeln zu betrachten und zwar

• des Träumers = Entwicklung von Visionen
• des Realisten = Entwickelt Aktivitätenpläne, Prozesse etc.
• des Kritikers = Aufgabe ist das kritische Betrachten und Hinterfragen der Vorgaben der anderen beiden Rollen.

Zum Teil wird eine weitere Rolle genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Walt-Disney-Methode

 

Eisenhower

Die Eisenhower-Methode (oder auch Eisenhower-Prinzip) finden Sie in einer Vielzahl anderslautenden Methoden wieder. Es ist die angebliche Herangehensweise des ehemaligen amerikanischen Präsidenten, wesentliches und wichtiges von unwesentlichem und unwichtigen zu unterscheiden, Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu strukturieren und mit der größten Hebelwirkung zu erledigen http://www.eisenhower-prinzip.de/ .

 

GTD

Und damit kommen wir auch schon zu Getting Thinks Done, einer Methode von David Allen http://www.davidco.com/ , die mein absoluter Favorit im Bereich der Methoden des Selbstmanagements ist. Das Prinzip der Methode ist, dass der Anwender alle aber auch wirklich alle anstehenden Tätigkeiten (im weitesten Sinne) in einem Verwaltungssystem (ob manuell oder it-gestützt) notiert, um den Kopf für wichtige Dinge frei zu haben http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done .

Umfassende Informationen finden Sie auch im deutschen Forum „Dinge geregelt kriegen“ welches Sie über http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/ erreichen können.

Mit dieser Methode arbeite ich seit einigen Jahren.

Kanban

Kanban ist im eigentlichen Sinne kein Werkzeug zum Selbstmanagement, sondern dient der Materialsteuerung, kommt aus Japan und bedeutet übersetzt Karte, Etikett oder Aufkleber http://www.lepros.de/kanban-definition.php .
Ich möchte es jedoch nicht unerwähnt lassen, weil es bei entsprechender Modifizierung auch zur Prozesssteuerung und selbstverständlich auch zum Aufgabenmanagement genutzt werden kann. Man spricht dann vom sogenannten Personal-Kanban.
Einen interessanten Artikel hierzu finden Sie unter http://imgriff.com/2013/01/09/personal-kanban-trotz-tagesgeschaeft-das-wesentliche-nie-aus-den-augen-verlieren/

 

Magie

Diese Methode, die relativ unbekannt ist, soll der Zielfindung dienen, wobei die Ziele

 

• Machbar
• Akzeptabel
• Gewissenhaft
• Inspirierend
• Ehrgeizig

sein sollen. Die einzige Information über diese Methode konnte ich unter http://karrierebibel.de/drei-ziemlich-kuriose-selbstmanagement-methoden-von-denen-sie-vermutlich-noch-nie-gehort-haben/ finden.

Osborn

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode die sehr umfangreich ist und dem Anwender einiges abverlangt. Nähere Informationen finden Sie natürlich in Wikipedia unter http://de.wikipedia.org/wiki/Alex_F._Osborn .

 

PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Es handelt sich auch wiederum um eine unter Zielfindung / Zielerreichung einzuordnende Methode, die im weitesten Sinne auch einen Bereich des Selbstmanagements darstellt http://www.wandelweb.de/blog/?p=1384

PIDEWAWA

Der Name der Methode steht für

 

• P = positives Formulieren von Zielen
• I = Ist-Zustand festhalten
• D = Detailliert konkret und messbar formulieren
• E = Erreichbare also realistische Ziele formulieren
• WA = Wann, also Festlegen eines Zeitrahmens
• WA = Warum wollen Sie das Ziel erreichen

Umfassende Informationen über diese Methode finden Sie unter http://kreative-zeiten.over-blog.com/article-26449613.html .

Pomodoro

Diese Methode basiert auf der Annahme, dass Pausen zwischen Arbeitsblöcken der geistigen Beweglichkeit und besseren Abarbeitung der Arbeit dienen können. Die Aufgaben werden in ca. 25minütige Arbeitsblöcke unterteilt, nach denen jeweils eine kurze Pause eingefügt wird. Nach vier Blöcken ist eine längere Pause vorgesehen.

Damit die Zeiten eingehalten werden, bedient man sich eines Küchenweckers (auch Kurzzeitmesser genannt).
Nähere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Zeitmanagement

oder auch

http://www.pomodorotechnique.com/

 

S.M.A.R.T

Im Rahmen des Selbstmanagements ist die S.M.A.R.T-Regel für die Zielfindung oder auch Zieldefinition seit 1956 bekannt. Es handelt sich hierbei um ein Akronym für

 

• Spezifisch (also nicht allgemein)
• Messbar
• Attraktiv (also lohnend)
• Realistisch (also machbar)
• Terminiert (zeitlich fixiert)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement)

 

Sicherlich gibt es noch eine Vielzahl weiterer Methoden, sinnvolle und unsinnige. Ich möchte mich an dieser Stelle auf die vorgenannten Methoden beschränken.
Wichtig ist nur, dass es Ihnen eine Anregung dafür gibt, welche Möglichkeiten Ihnen für Ihr Selbstmanagement zur Verfügung stehen.

Wer kennt ihn nicht, den viel erlebten und oft gehassten Kalendereintrag “Meeting”.

Ich habe einmal nach einer Definition gesehen, da man das Rad ja nicht zweimal erfinden muss und eine wohl alles sagende Definition

“Ein Meeting, auch als Sitzung, Besprechung oder Konferenz bezeichnet, ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. Meetings werden aus unterschiedlichen Gründen einberufen, darunter Planung, Entscheidungsfindung,Problemlösung, Kommunikation und Informationsaustausch.

Es kann informell sein, zum Beispiel wenn sich mehrere Personen zum Gedankenaustausch treffen, oder formell, wenn genaue Verfahren eingehalten werden. Formelle Treffen werden von einem Vorsitzenden geleitet und folgen einer Tagesordnung, die vorher festgelegt wurde, die Berichte werden im Protokoll festgehalten. Manche Treffen, wie Vorstandssitzungen undJahreshauptversammlungen, unterliegen rechtlichen Vorgaben und finden regelmäßig statt.

unter http://www.onpulson.de/lexikon/3152/meeting/ gefunden.”

Wenn man Befragungen Glauben schenken darf, sollen 88 Prozent der Meetings ohne konkrete Vereinbarung enden. Bei 73 Prozent aller Meetings sind die Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet. 65 Prozent der Meetings werden als von den Teilnehmern als Zeitverschwendung bezeichnet.
Quelle: http://gunther-wolf.de/lean-meeting-besprechung-effizient-effektiv/

Aber muss das sein? Ich denke nein, wenn man einige Grundsätze für ein Meeting berücksichtigt:

Meeting als richtiges Mittel?

Erst einmal ist zu prüfen, ob ein Meeting “die richtige Veranstaltung” ist. Unbestritten sind Meetings Kommunikationsplattformen, dienen dazu, mehrere Personen auf den gleichen Wissensstand zu bringen (zumindest sollten sie dazu dienen), helfen bei Entscheidungsfindungen und Problemlösungen.
Dennoch sollten Sie sich im Vorfeld die Frage stellen, ob gerade dieses Meeting notwendig ist, ob nicht eine schriftliche Erörterung des Problems der richtigere Weg ist. Ist mit Gesprächsbedarf zu rechnen, der eher Face to Face zu erledigen ist und nicht im Rahmen eines Meetings?

Ziel des Meetings?

Welches Ergebnis erwarten Sie von dem Meeting?
Vielfach ist festzustellen, dass Meetings zu periodischen Zusammenkünften ausarten, die ohne Zielsetzung stattfinden, überflüssig sind und Zeit und Kosten binden. Achten Sie also darauf, dass das erwartete Ziel klar umrissen und jedem Teilnehmer bekannt ist.

Teilnehmer des Meetings

Welche Teilnehmer brauchen Sie für das Meeting? Stellen Sie sicher, dass nur die notwendigen Teilnehmer zu dem Meeting eingeladen werden. Jedem von uns sind die Selbstdarsteller bekannt, die möglichst zu jedem Meeting eingeladen werden wollen und zu jedem Meeting – zumindest aus ihrer Sicht – etwas beizutragen haben. Vermeiden Sie, diese Personen soweit es möglich ist, einzuladen.
Soweit Entscheidungen innerhalb des Meeting notwendig sein werden, sollten Sie die entsprechenden Entscheidungsträger zu diesem TOP einladen, damit Rückfragen und erneute Meetings zu gleichen Thema vermieden werden können.
Haben die Teilnehmer die notwendigen Vorkenntnisse zur zielgerichteten Behandlung der Thematik oder müssen diese vorbereitet werden? Nichts ist schlimmer, als in einem Meeting erst die Grundlagen für ein zielgerichtetes Bearbeiten des Themas legen zu müssen.

Art des Meetings

Ist ein persönliches Meeting notwendig oder kann das gewünschte Ergebnis auch mit einer Telefonkonferenz, einer Videokonferenz oder einem LiveMeeting erreicht werden? Vielfach überschreiten die Reisezeiten zum Ort des Meetings die Meetingzeit selbst. Berechnen Sie einmal die Kosten eines Meetings, also

• Stundensatz der Teilnehmer multipliziert mit Meetingzeit plus Reisezeit,
• Reisekosten,
• Übernachtungskosten,
• Verpflegungskosten,

Sie werden feststellen, dass die Kosten für ein Meeting leicht einen vierstelligen Betrag erreichen, die einer Telefonkonferenz, einer Videokonferenz oder eines LiveMeetings nur einen Bruchteil hiervon.

Zeitpunkt des Meetings

Bei einem Meeting vor Ort kann es sich empfehlen, dieses im Rahmen eines gemeinsamen Mittagessens durchzuführen. Auf diese Weise wird die Mittagszeit produktiv genutzt. Auch ein Zeitpunkt kurz vor Feierabend kann teilweise sinnvoll sein. Sie werden feststellen, dass Teilnehmer, die sonst zur Ausschweifigkeit in ihren Ausführungen neigen, kurze und präsize Aussagen machen.

Tagesordnung des Meetings

Es mag interessant sein, ohne Einkaufszettel einen Einkaufsbummel mit dem Partner zu machen. Dieses gilt allerdings nicht für Meetings. Meetings ohne Tagesordnung laufen in der Regel aus dem Ruder und sind nicht zielführend.
Die Tagesordnung sollte alle anstehenden Punkte aufführen, konkrete Zeiträume für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt benennen, den Verantwortlichen für den Tagesordnungspunkt angeben und die Frage beantworten, was mit dem Tagesordnungspunkt erreicht werden soll.
Die Tagesordnung selbst sollte den Teilnehmern frühzeitig zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden.

Beginn des Meetings

Das Meeting hat absolut pünktlich zu beginnen. Die Zeitverschwender, die grundsätzlich zu spät erscheinen und das Gefühl haben, aufgrund ihrer angenommenen Wichtigkeit grundsätzlich später kommen zu können, werden mit der Zeit das Gefühl erhalten, dass es auch ohne sie geht. Sie werden sehen, dass auch diese Personen zukünftig pünktlich erscheinen werden.

Ablauf des Meetings

Jedes Meeting benötigt einen sogenannten Versammlungsleiter. Dessen Aufgabe ist es insbesondere, den Ablauf des Meetings zu moderieren, auf die Einhaltung der Zeiten zu achten, die Protokollführung zumindest zu überwachen (soweit er nicht selbst Protokoll führt) und die sich aus der Diskussion evtl. ergebenden Aufgaben festzuhalten. Nach der Erledigung eines Tagesordnungspunktes ist das Ergebnis festzuhalten, so dass jeder Teilnehmer das Ergebnis kennt.

Dauer des Meetings

Die Konzentrationsfähigkeit auf Aufmerksamkeit der Teilnehmer lässt nach eigenen Feststellungen spätestens nach einer Stunde nach. Es sollte bei längeren Meetings auf ausreichend Pausen geachtet werden. Diese können von den Teilnehmern auch dazu genutzt werden, ihre E-Mails zu lesen, Telefonate zu führen etc. Während eines Meetings sollte absolutes Handyverbot vereinbart werden. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn während eines Meetings die Teilnehmer ihre Smartphones, Notebooks oder Handies nutzen. Dieses tötet jede vernünftige Diskussion.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einige Anregungen für Ihre zukünftigen Meetings geben.

 

 

 

 

Wie bereits in Teil 7 angekündigt, komme ich heute zum technischen Teil des Datenschutzes, wenn man das einmal so benennen will.

Vorschriften hierüber finden Sie in § 9 BDSG

“Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht.”

Wie die Maßnahmen zu gestalten sind, wird in der Anlage zu § 9 BDSG, auf die ich nachfolgend eingehen möchte, eindeutig festgelegt:

Erst einmal gilt der Grundsatz

“Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind,”

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Wie in Teil 6 angekündigt, möchte ich heute auf die Personaldaten im Rahmen des Datenschutzes eingehen.

Die Vorschrift hierüber finden Sie in § 32 BDSG:

 

In den vergangenen Jahren haben sich immer wieder Wünsche von Anwendern herauskristallisiert, die auch teilweise heute noch nicht in den verschiedenen Programmen angeboten werden.

Ich werde diese nachfolgend einmal aufführen:

Stundensätze

Warum wird bei einigen Anwaltsprogrammen nur  mit einem Stundensatz gearbeitet?
Wünschenswert wären m. E. drei Stundensätze.

1. Mandantenbezogener Stundensatz
Es sollte die Möglichkeit bestehen, zu jedem Mandanten einen Stundensatz anzugeben, der nur von dem mandatsbezogenen Stundensatz oder dem Mindeststundensatz überschrieben werden kann, so dass erst einmal alle Mandate dieses jeweiligen Mandanten mit dem Mandatsstundensatz versehen werden.

2. Mandatsbezogener Stundensatz
Unabhängig vom mandantenbezogenen Stundensatz sollte ein Mandatsstundensatz, der ja von einem allgemeinen Stundensatz des Mandanten abweichen kann, im Mandat eingegeben werden können, der dann den mandantenbezogenen Stundensatz überschreibt.

3. Allgemeiner Stundensatz
In allen Mandaten, ohne Stundensätze nach 1 und 2 sollte der Kostenstundensatz des jeweiligen Sachbearbeiters automatisch zugeordnet werden (u.a. zum Zwecke der Nachkalkulation)

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In Teil 5 hatte ich bereits angekündigt, die Kategorie “Marketingdaten” in dem hier vorliegenden Teil unseres kleinen Artikels zu behandeln.

Während bis vor kurzer Zeit Marketing in den Anwaltskanzleien kaum wahrgenommen wurde, kommen immer mehr Anwälte zu der Erkenntnis, dass der Verzicht auf Marketing automatisch einen Verzicht auf Mandate nach sich ziehen kann.

Marketing ist ein weites Feld und nicht nur mit Werbung gleich zu setzen, wie vielfach angenommen wird. Aber das ist nicht unser Thema an dieser Stelle. Werbung und Mandantenpflege ist jedoch ein Bestandteil und hierzu werden nun einmal Daten benötigt, deren Erhebung und Verwendung im weitesten Sinne die Problematik einiger datenschutzrechtlichen Vorschriften nach sich ziehen.

Die mit wichtigste Vorschrift für Werbung finden wir in § 28 Abs. 3 BDSG:

“(3) Die Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten für Zwecke des Adresshandels oder der Werbung ist zulässig, soweit der Betroffene eingewilligt hat und im Falle einer nicht schriftlich erteilten Einwilligung die verantwortliche Stelle nach Absatz 3a verfährt. Darüber hinaus ist die Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten zulässig, soweit es sich um listenmäßig oder sonst zusammengefasste Daten über Angehörige einer Personengruppe handelt, die sich auf die Zugehörigkeit des Betroffenen zu dieser Personengruppe, seine Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, seinen Namen, Titel, akademischen Grad, seine Anschrift und sein Geburtsjahr beschränken, und die Verarbeitung oder Nutzung erforderlich ist

1. für Zwecke der Werbung für eigene Angebote der verantwortlichen Stelle, die diese Daten mit Ausnahme der Angaben zur Gruppenzugehörigkeit beim Betroffenen nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 oder aus allgemein zugänglichen Adress-, Rufnummern-, Branchen- oder vergleichbaren Verzeichnissen erhoben hat,
2. für Zwecke der Werbung im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen und unter seiner beruflichen Anschrift oder
3. für Zwecke der Werbung für Spenden, die nach § 10b Absatz 1 und § 34g des Einkommensteuergesetzes steuerbegünstigt sind.

Für Zwecke nach Satz 2 Nummer 1 darf die verantwortliche Stelle zu den dort genannten Daten weitere Daten hinzuspeichern. Zusammengefasste personenbezogene Daten nach Satz 2 dürfen auch dann für Zwecke der Werbung übermittelt werden, wenn die Übermittlung nach Maßgabe des § 34 Absatz 1a Satz 1 gespeichert wird; in diesem Fall muss die Stelle, die die Daten erstmalig erhoben hat, aus der Werbung eindeutig hervorgehen. Unabhängig vom Vorliegen der Voraussetzungen des Satzes 2 dürfen personenbezogene Daten für Zwecke der Werbung für fremde Angebote genutzt werden, wenn für den Betroffenen bei der Ansprache zum Zwecke der Werbung die für die Nutzung der Daten verantwortliche Stelle eindeutig erkennbar ist. Eine Verarbeitung oder Nutzung nach den Sätzen 2 bis 4 ist nur zulässig, soweit schutzwürdige Interessen des Betroffenen nicht entgegenstehen. Nach den Sätzen 1, 2 und 4 übermittelte Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet oder genutzt werden, für den sie übermittelt worden sind.”

Es wird also grundsätzlich immer dann, wenn personenbezogene Daten für persönlich adressierte Werbebriefe verwendet werden sollen, eine Einwilligung des Betroffenen benötigt. Wo ein Grundsatz ist, gibt es natürlich auch Ausnahmen und zwar

• die Verwendung von Listendaten
  • für die Zwecke der Werbung für eigene Angebote (§ 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BDSG)
  • für Zwecke der Werbung im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen und unter seiner beruflichen Anschrift (§ 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 BDSG)
  • und für Zwecke der Werbung für Spenden (§ 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 BDSG)

Die Möglichkeit der Nutzung von Listendaten wird hier nur der Vollständigkeit wegen aufgeführt. Sie wird in einer Anwaltskanzlei wohl kaum vorkommen.

Grundsätzlich gilt, dass für einen sauberen Datenbestand grundsätzlich die Einwilligung des Betroffenen eingeholt werden sollte, die auch eindeutig den Zweck und die Verwendung der Daten beinhaltet. Nur dann sind Sie zumindest nach dem BDSG auf der sicheren Seite.

Sobald Sie Ihre “Werbung” – und hierzu zählen auch die viel geliebten Newsletter – auf elektronischem Weg verteilen, also sogenannte E-Mail-Werbung betreiben, kommt auf jeden Fall zusätzlich das UWG und hier vor allem § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG) zum Zuge:

“bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt, oder……”

Sie sehen, auch hier wird wieder auf eine ausdrückliche vorherige Einwilligung abgestellt.

Auch hier gibt es wieder eine Ausnahmen und zwar in § 7 Abs. 3 UWG:

“(3) Abweichend von Absatz 2 Nummer 3 ist eine unzumutbare Belästigung bei einer Werbung unter Verwendung elektronischer Post nicht anzunehmen, wenn

1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat,
2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.”

Achten Sie stets darauf, dass Sie, soweit eine Einwilligung notwendig ist, Sie nachweisen können müssen, dass Ihnen eine solche vorliegt. Hierauf sind wir ja bereits eingegangen.

So viel also zu dieser Datenkategorie.
Auf die Kategorie “Personaldaten” werde ich im nächsten Teil eingehen.

Wird fortgesetzt

 

Wie in Teil 4 bereits angekündigt, möchte ich in diesem Teil auf die Geschäftsdaten eingehen.

Die Definition der Geschäftsdaten und die Erlaubnistatbestände finden Sie in § 28 Abs. 1 BDSG:

“(1) Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig

1. wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist,

2. soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder

3.wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.

Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.”

Eigentlich würde auch der Anwaltsvertrag unter § 28 Abs. 1 Ziffer 1 BDSG fallen, wenn dieser nicht, wie wir in Teil 2 dieser Serie bereits festgestellt haben, Sondervorschriften aus dem Berufsrecht unterfallen würde.

In der Anwaltskanzlei fallen unter Ziffer 1 vor allem die Daten der Lieferanten, Wartungsdienste etc., also alle die rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisse, die nicht

• Mandatsverhältnisse
• Mitarbeiterverträge (wohl aber Verträge mit Zeitarbeitsfirmen)

betreffen.

Die Vorschrift in § 28 Abs. 1 Ziffer 2 BDSG geht hier noch weiter. Unter diese Zulässigkeitsvorschrift können auch Daten fallen wie z. B.

• Marktanalysedaten
• Daten eines potentiellen Mandaten für den Zeitraum der Akquise (aber nur für diesen Zeitraum). Hier greift das Berufsrecht noch nicht.

Und dann bleiben noch die Daten nach 3 28 Abs. 2 Ziffer 3 BDSG, die auf Daten angewiesen sind, die allgemein zugänglich sind. Was aber sind das für Daten?
Als allgemein zugänglich gelten Daten aus

• Massenmedien, wie Zeitschriften, Radio, Fernsehen, Sozialen Netzwerken (also Twitter, Facebook und wie sie alle heißen)
• Zugänglichen Registern, wie Vereinsregister, Handelsregister etc.
• sonstigen elektronischen und Printmedien, soweit diese allgemein zugänglich sind.

Achten sie bei Nutzung der allgemein zugänglichen Daten aber auch auf das schutzwürdige Interesse des Betroffenen. Hier müssen Sie eine Abwägung vornehmen.

Auf die in Teil 2 genannte Kategorie “Marketingdaten” werde ich im nächsten Teil näher eingehen.

Wird fortgesetzt